В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации).

По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат , задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке , наряд на сдельную работу и т. п.

Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т. е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления.

К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации , платежное требование и др.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.

К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.

К таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись.

Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.

Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.

Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).

По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.

Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

Приходный кассовый ордер - комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.

Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.

Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в .

В мы рассматривали сущность бухгалтерских документов, их роль и назначение. О видах бухгалтерских документах и классификации документов в бухгалтерском учете расскажем в нашем материале.

Виды бухгалтерских документов

Систему документов бухгалтерского учета можно представить в виде пирамиды, где в основе лежат первичные учетные документы (документы первого уровня в бухгалтерском учете) как самый многочисленный пласт бухгалтерских документов, а на верхушке пирамиды - бухгалтерская и налоговая отчетность. В средней части могут быть расположены различного рода регистры, призванные систематизировать и накапливать информацию о фактах хозяйственный жизни организации, которые уже отражены в системе бухгалтерского учета.

Оправдательные документы в бухгалтерском учете

Говоря о первичных документах, мы имеем в виду не только первичные учетные документы, которым посвящена ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , но и иные документы, используемые в бухгалтерском учете для совершения бухгалтерских записей. К примеру, счет-фактура не является первичным учетным документом, поскольку ее составлением не оформляется факт хозяйственной жизни. При отгрузке таким документом будет товарная накладная. Но на основании правильно оформленного счета-фактуры может быть произведена запись по возмещению НДС из бюджета (Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» — Кредит счета 19 «НДС по приобретенным ценностям»). В то же время, пара «накладная - счет-фактура» или «акт - счет-фактура» обычно рассматривается как комплект первички, подтверждающей совершение хозяйственной операции. Их в совокупности также часто называют закрывающими бухгалтерскими документами.

Все хозяйственные операции, которые ежедневно совершаются на предприятиях, как правило, оформляются документами.

Документ (лат. documentum – свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство на правосовершение или подтвер­ждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины. Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное правовое значение при решении спо­ров между организациями и лицами.

Документация – процесс оформления хозяйственных операций документами.

Документация является начальной стадией учетной работы. Документация предназначена для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия. Документ является носителем экономической информации и единственным основанием отражения хозяйственной информации в учете.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

1) по назначению;

2) последовательности (времени) составления;

3) способу использования или степени охвата хозяйственных
операций;

4) месту составления;

6) способу заполнения;

7) воспроизведению информации;

8) срокам хранения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

· распорядительные;

· оправдательные (исполнительные);

· комбинированные;

· документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные - это документы, которые содержат рас­поряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверен­ности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значе­ние, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бух­галтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различ­ного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.

Комбинированные документы объединяют признаки распоряди­тельных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое рас­пространение, так как объединение признаков ряда документов со­кращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комби­нированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

По последовательности (времени) составления различают первичные и сводные.

Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент со­вершения операции. Сводные составляются позже на основе пер­вичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ра­нее полученной под отчет.

По способу использования (степени охвата операций) доку­менты классифицируются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна или несколько одно­родных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйствен­ные операции в течение определенного периода (дня, декады, ме­сяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество доку­ментов и расход бланков.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.).

Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.

По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.

Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные – в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, со­вершаемых в организациях, выписывается большое число доку­ментов, обработка которых требует больших затрат труда бухгал­терских работников.

Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность ус­тановления единообразных (унифицированных) форм документов.

Унификация документов – это разработка единых форм доку­ментов для учета однородных операций в различных организациях.

Создание унифицированных документов, облегчает их составле­ние, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

По способу заполнения различают документы оформленные вручную, с помощью средств вычислительной техники.

По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник – это оформленный и подписанный соответству­ющим образом документ в окончательной редакции. Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка – копия части документа.

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.

Поиск Лекций

Тема: Документация и инвентаризация,электронный документооборот.

1В. Документация и документооборот.

2В. Понятие об инвентаризации и её виды.

3В. Выявление результатов инвентаризации и порядок отражения их в бухгалтерском учете.

В. Документация и документооборот.

Учетный процесс – это осуществление учетных работ в определенной последовательности, которая представляет собой единую систему сбора и обработки информации.

Учетный процесс можно разделить на определенные ступени и стадии учетного процесса, которые представляют собой совокупность операций, образующих относительно самостоятельный этап учетной работы.

Требования к документированию всех хозяйственных операций изложены в законе «О бухгалтерском учете» .

Документация – это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Первичные документы могут оформляться по унифицированным формам , разработанным Госкомстатом РФ. Если отсутствует унифицированная форма первичных документов, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить в приказе «Об учетной политике» форму документа. При этом эти документы должны содержать ряд обязательных реквизитов:

1) Наименование первичного документа;

2) Дата составления;

4) Сумма;

5) Подписи лиц, составивших документ.

Первичные документы являются письменным распоряжением или подтверждением совершения хозяйственной операции.

В зависимости от стадии учетного процесса, учетная документация делится на две группы:

1. Бухгалтерские документы (первичные и сводные).

2. Учетные регистры – служат для обработки данных бухгалтерских документов и группировки в разрезе синтетических и аналитических счетов.

С помощью бухгалтерской документации обеспечивается контроль за сохранностью имущества организации. При помощи бухгалтерской документации контролируется деятельность материально-ответственных лиц.

Документооборотом называется движение документации с момента её составления до сдачи в архив организации. Первичные документы должны храниться в архиве организации не менее 5 лет ! Годовая бухгалтерская отчетность не менее 10 лет .

На предприятии разрабатывается график документооборота . Первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, должны подвергаться проверке (проверка правильности оформления документа, проверка законности совершенной операции, проверка арифметических подсчетов).

Если в документе обнаружена ошибка, её необходимо исправить: зачеркивается неправильная сумма, сверху записывается правильная и ставится подпись лица, которое внесло исправление. Исправления в кассовых и банковских документах не допускаются .

В бухгалтерии первичные документы группируют в папке по признаку однородности их содержания (приходные отдельно от расходных и т.д.).

Классификация бухгалтерских документов — группировка по определенным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и правильного использования.

Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, качественные признаки.

1. По назначению:

· Распорядительные документы – содержат приказ , распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций . Основное назначение такого документа — передача указаний непосредственным исполнителям .

· Оправдательные документы — удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции и являющиеся основанием для ее отражения в счетах бухгалтерского учета . Такими документами являются приходные и расходные ордера , накладные , различные акты , кассовые чеки и др.

· Комбинированные документы — сочетают в себе признаки двух-трех видов документов: распорядительных и оправдательных , оправдательных и бухгалтерского оформления. Примеры: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты .

Комбинированный документ одновременно подтверждает распоряжение о выполнении данной операции, оправдание (подтверждение) о ее выполнении и одновременно содержит указание о порядке отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета .

Классификация бухгалтерских документов

Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение.

Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям , которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

· Документы учетного оформления — составляются в бухгалтерии для подготовки и упрощения учетных записей. Такими документами являются распределительные и группировочные ведомости , расчеты , бухгалтерские справки и ордера .

Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов, данных бухгалтерского учета , действующих положений и инструктивных указаний.

2. По порядку составления:

· Первичные документы — оправдательные документы , которыми оформляются все хозяйственные операции , проводимые учреждением, на их основании ведется бухгалтерский учет . К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные , приемо-сдаточные акты , наряды , квитанции и т.п.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации , от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером .

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами , подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

· Сводные документы — вторичные бухгалтерские документы , составляемые на основе нескольких первичных документов и отражающие различные данные в укрупненном виде. К сводным документам относятся разработочные таблицы , группировочные ведомости , ведомости распределения расходов , отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов и др.

3. В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций:

· Разовые документы — Документы о хозяйственных , финансовых операциях, составляемые однократно сразу же после завершения операции: приходный и расходный ордера , акты , требования , накладные .

· Накопительные документы сочетают в себе признаки двух-трех видов документов: распорядительных и оправдательных , оправдательных и бухгалтерского оформления.

4. По месту составления:

· Внутренние документы — документы, составленные на данном предприятии;

· Внешние документы — поступают от других предприятий.

5. По качественным признакам:

· Полноценные документы — составлены по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию;

· Неполноценные документы — не удовлетворяющие вышеперечисленным требованиям.

6. При применении сложной вычислительной техники бухгалтерские документы подразделяются по степени механизации учета на документы, составленные полностью или частично механизированным способом, а также заполняемые вручную.

Данные из первичных документов переносятся в учетные регистры.

Учетные регистры – это таблицы, предназначенные для ведения учетных записей, на основании первичных документов.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Понятие и виды бухгалтерских документов.

4.3. Понятие и виды бухгалтерских документов

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство законности и реальности совершенной хозяйственной операции, являющееся средством ее юридического оформления.

Документ (лат. documentum –доказательство) — основа построения всей системы бухгалтерского учета. Он является объектом анализа при документальной ревизии, аудиторской проверке и судебно-бухгалтерской экспертизе.

Информация, отражаемая в документах на бумажных или машиночитаемых носителях, имеет одинаковую юридическую силу.

Бухгалтерский документ: а) отражает факт совершения хозяйственной информации; б) служит основанием для отражения операций на счетах; в) является средством предупреждения хищений товарно-материальных ценностей.

Виды бухгалтерских документов (по степени обобщения учетной информации):

1. Первичные учетные документы.

В соответствии со ч.1. ст.9 ФЗ №129 на их основании ведется бухгалтерский учет. К ним относятся: накладные, акты приема-передачи, расходные и приходные кассовые ордера; поручения, счета-фактуры, лицевые счета и др.

Первичные учетные документы фиксируют факты совершения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они проводятся на различных участках, цехах, складах и т.п. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов на основе записей в документах, а также контроль за сохранностью собственности.

Основные требования , предъявляемые к первичным учетным документам:

· должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

· составлены в момент совершения хозяйственной операции, в исключительных случаях – непосредственно после ее окончания;

· исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;

· заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Не допускается внесение поправок в первичные документы, не подтвержденных участниками хозяйственных операций, не допускается. В денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

Составляемые первичные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, и иметь для придания им юридической силы соответствующие реквизиты. При создании унифицированной формы документа разрабатывается формуляр-образец – общая модель построения всех документов системы (ГОСТ Р.6.30-2003).

Реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимее) являются сведения о хозяйственно-финансовой операции, указанные в бухгалтерском документе. К числу основных и обязательных реквизитов относятся:

— наименование документа (накладная, акт, счёт-фактура, расходный кассовый ордер и т.п.);

— место и дату составления;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

— измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном измерении);

— наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, печать; печать; эмблема организации, визы, отметка о контроле и другие реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером, а также лицами, которым приказом предоставлены такие полномочия.

Исправление в первичных документах должно быть оговорено записью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ с указанием даты исправления. Исправления не допускаются: 1) в кассовых документах (приходный, расходный кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга); 2) в банковских документах (платежное поручение, платежное требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).

1. Регистры бухгалтерского учета (сборные документы по типам операций) пред­назначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтер­ской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в спе­циальных книгах (журналах), ведомостях, на отдельных лис­тах и карточках, в виде машинограмм, полученных с помо­щью вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

2. Документы бухгалтерской отчетности — это единая система документальной отчетнос­ти на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (на базе документов двух указанных видов).

Бухгалтерская отчетность как система показателей груп­пируется в определенные формы и характеризует финансо­во-хозяйственную деятельность предприятия за отчетный пе­риод.

Бухгалтерскую отчетность экономических субъектов, за ис­ключением отчетности бюджетных организаций, составляют (п.2 ст.13 ФЗ «О бухгалтерском учете»): а) бухгалтерский баланс (форма № 1);отчет о финансовых результатах (форма № 2);отчет о движении капитала (форма № 3);отчет о движении денежных средств (форма № 4); приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5); аудиторское заключение (если организация подлежит обя­зательному аудиту); пояснительная записка.

Сроки предоставления бухгалтерской отчетности определены в ст. 15 ФЗ №129. Организации за исключением бюджетных и общественных организаций, обязаны предоставлять квартальную бухгалтерскую отчетность в течение 30 дней по окончании квартала, а годовую — в течение 90 дней по окончанию года, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Классификация бухгалтерских документов осуществляется по следующим основаниям : 1) экономическому — в зависимости от их роли и значимости в учетном процессе; 2) правовому — в зависимости от качественных характеристик, которые позволяют их использовать при выявлении необоснованных отклонений от документооборота, а также в качестве доказательств при установлении признаков противоправной деятельности.

По первому основанию все применяемые в учете документы классифицируются по: а) назначению; б) отражению и охвату хозяйственных операций; в) количеству учитываемых позиций; г) месту составления; д) способу исполнения.

По назначению различают документы распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные Распорядительные содержат указание руководящих работников исполнителям хозяйственной операции (приказ, распоряжение, доверенность). Исполнительные документы удостоверяют факт осуществления хозяйственной операции (накладная, акт на списание ценностей, отчет кассира, платежное требование). Для материально-ответственных лиц эти документы служат оправданием выдачи или получения каких-либо материальных ценностей. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии на основании исполнительных и распорядительных документов, как для их обобщения, так и в целях использования в учетном процессе (группировочные ведомости, мемориальные ордера, справки, расчеты, карточки и т.д.). Комбинированные документы характеризуются тем, что с их помощью осуществляется несколько последовательных операций (кассовые ордера, авансовые отчеты).

По порядку отражения операций документы подразделяются на первичные и сводные. Первичные документы отражают конкретные хозяйственные операции и образуют основу текущего учета (накладные, чеки, кассовые ордера, счета-фактуры). Сводные документы составляются на основе первичных и обобщают их (кассовый отчет, отчет о расходе материалов и т.п.).

По способу охвата операций принято выделять разовые документы, которые отражают выполнение хозяйственной операции за один прием (чеки, платежные требования) и накопительные документы, составляемые в несколько рабочих этапов и отражающих однородные операции за определенный период времени (лимитно-заборная карта, накопительная ведомость, табели учета рабочего времени).

По количеству учитываемых позиций документы подразделяются на однострочные, имеющие одну учетную позицию, и многострочные (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления бухгалтерские документы делят на внутренние и внешние. Внутренние документы отражают совершение хозяйственных операций внутри предприятия (накладные, кассовые ордера и т.д.). Внешние документы связаны с взаимоотношением предприятия со своими партнерами по экономической деятельности. Данные документы поступают от сторонней организации (платежное поручение, счет-фактура).

По способу исполнения различают документы, составляемые: а) ручным способом; б) механизированным способом, т.е.

Классификация документов в бухгалтерском учете

исполненные на пишущей машинке или персональном компьютере. Компьютерное оформление бухгалтерских документов в настоящее время получила широкое распространение. В статье 3 ФЗ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» закреплено, что «электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Из определения следует, что законодатель не ставит разграничений в юридической значимости между обычным (бумажным) и электронным документами.

По второму основанию в юридической практике выделяют доброкачественные (полноценные) и недоброкачественные документы.

Доброкачественными (полноценными) признаются документы, отвечающие требованиям ст.9 ФЗ №129. Для классификации документов по качественным признакам целесообразно использовать следующие критерии доброкачественности документов.

1. Формальный критерий предусматривает составление документа по определенной форме. В России широко используются типовые межведомственные формы различных первичных документов. Экономические субъекты и используют их на различных участках финансово-хозяйственной деятельности, отражая ту или иную операцию на бланках соответствующих первичных документов. В документе должны быть заполнены все реквизиты, начиная с наименования хозяйствующего субъекта и заканчивая подписями лиц, оформлявших и санкционировавших данную хозяйственную операцию.

2. Критерий законности подразумевает, что хозяйственная операция, отраженная в документе, должна быть законна по своему содержанию, и санкционирована уполномоченными должностными лицами. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству. Контроль за соответствием осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации должен обеспечивать главный бухгалтер.

3. Критерий действительности заключается в необходимости отражения в документе реальной хозяйственной операции, объемов операции, даты, данные лиц, участвующих в ней, и др. Своевременное и реальное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки в бухгалтерию должны обеспечивать лица, оформивших документ.

Бухгалтерские документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных требований, являются недоброкачественными.

Недоброкачественные документы с учетом нарушенных требований можно разделить на три группы:

— неправильно оформленные: без необходимых реквизитов (без подписи, без даты), с лишними реквизитами (накладная с гербовой печатью и т.п.), с ненадлежащими реквизитами (чек на получение денег, подписанный неправомочным лицом). Подобные документы бухгалтерия не вправе принимать к учету.

— отражающие незаконные операции: составленные на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (акт на списание материалов на капитальный ремонт с завышением их стоимости и т.п.).

— отражающие вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись. С проведением подобных фиктивных хозяйственных операций неразрывно связано понятие «фиктивный документ» (от лат. fictio — вымысел) — это вымышленный первичный документ, подлинного аналога которого не имеется.

Поскольку бухгалтерские документы несут в себе информацию о движении денежных средств и товарно-материальных ценностей, то они могут быть бестоварными или безденежными.

Бестоварными называются содержащие все реквизиты документы (накладная, счет-фактура), по которым в действительности передача товара не осуществлялась.

Безденежным документом является расходный кассовый ордер, деньги по которому в действительности не выдавались получателю.

Классификация бухгалтерских документов

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать .

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

• по назначению;
• по содержанию хозяйственных операций;
• по порядку составления;
• по способу отражения;
• по числу учитываемых операций;
• по месту составления;
• по способу заполнения;
• по основанию носителя.

По назначению:

— распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.

— исполнительные (оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

5.3 Классификация бухгалтерских документов

Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.

— документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.

— комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.

— материальные документы отражают движение товарно-материальных ценностей.

— расчетные документы по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам.

— денежные документы по оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами.

По порядку составления:

— первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.

— сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.

По способу отражения:

— разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.

— накопительные документы составляются в течение определенного периода для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.

По числу учитываемых операций:

— односторонние документы содержат одну учетную позицию.

— многосторонние содержат две и более учетных позиций.

По месту составления:

— внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.

— внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По способу заполнения:

— документы , составленные ручным путем, заполняются вручную.

— документы , выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

По основанию носителя: бумажный и машинный.

Нормативное регулирование бухгалтерского учета:

1 уровень. Законы РФ и указы Президента РФ (налоговый кодекс; ФЗ №402; положение по введению бухгалтерского учета «бухгалтерской отчетности ‘98»).

2 уровень. Система национальных бухгалтерских стандартов – положений по бухгалтерскому учету (24 стандарта).

3 уровень. Методические указания с учетом отраслевой специфики + план счетов бухгалтерского учета.

4 уровень. Внутренние рабочие документы предприятия (распорядительные документы).

Учетная политика предприятия – приказ, распоряжения руководителя, разрабатывается для целей бухгалтерского учета, налогового учета.

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Лимитно заборная карта в строительстве м 28

Любой факт хозяйственной деятельности, отражаемый в бухгалтерском учете организации, должен подтверждаться документально. Эта непреложная истина означает, что само существование компании связано с ведением постоянного документооборота. Отчетная обязанность предусматривает составление дополнительного вида бухгалтерских документов – бухгалтерского баланса и прочих форм, подаваемых в ИФНС по итогам года. Данные документы в свою очередь являются такой же неотъемлемой составляющей функционирования организации. Естественно необходимость составления огромного потока бумаг без их систематизации способна вызвать хаос в бухгалтерии любой компании. Чтобы структурировать работу с документами в подавляющем большинстве случаев используют различные методы распределения и хранения бумаг исходя из классификации бухгалтерских документов.

Первичные бухгалтерские документы

Основные факты хозяйственной деятельности, такие, как продажа или покупка товаров, оказание услуг клиентам, отражаются в учете на основании первичных документов – накладных и актов. Их еще называют документами первого уровня в бухгалтерском учете. Как следует из названия, именно они являются отправной точкой для формирования учетных записей, на основании которых строится весь дальнейший документооборот компании.

Когда речь идет об исходящих накладных или актах, то их бланк компания вправе разрабатывать сама, либо же она может использовать типовые формы документов. Так или иначе используемые формы первичных учетных документов должны быть утверждены в учетной политике организации. Входящие документы компания принимает по тем формам, которые предлагаются поставщиками и исполнителями. Разумеется, такие накладные и акты должны содержать все обязательные реквизиты. В этом случае они будут являться также и закрывающими бухгалтерскими документами, то есть будут подтверждать факт исполнения обязательств стороны-исполнителя по договору.

Помимо первичных документов в документообороте компании можно выделить оправдательные документы в бухгалтерском учете. Это несколько более широкое понятие. К оправдательным документам можно отнести, например, счета-фактуры, которые с одной стороны не относятся к первичным учетным документам, но с другой, являются основанием для принятия к вычету входящего НДС, выделенного в цене приобретаемых товаров или услуг.

Первичные и оправдательные документы являются наиболее многочисленными в учете компании. Их принято хранить в структурированных папках по конкретным видам бумаг. Какого-либо конкретного предписываемого законом способа систематизации документов в бумажном виде не предусмотрено, так что бухгалтер компании вправе сам разработать систему, в которой будет легко ориентироваться и в случае, например, проверки, сможет быстро найти тот или иной документ.

Регистры в бухгалтерском учете

Систематизированные данные, отраженные в учете на основании первичных документов, образуют регистры бухгалтерского учета. Регистры используются для обобщения данных по конкретным счетам и, в конечном счете, позволяют формировать бухгалтерскую отчетность. Формы регистров также разрабатываются фирмой самостоятельно и закрепляются для использования в учетной политике. Согласно статье 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование регистра;
• наименование организации, составившей регистр;
• дата начала и окончания ведения регистра или период, за который этот регистр был составлен;
• хронологическая или систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Выделяют регистры синтетического и аналитического учета. Первые включают в себя обобщенную информацию по деятельности организации. К таким регистрам относится, например, оборотно-сальдовая ведомость. Регистры аналитического учета систематизируют данные по отдельным счетам бухучета, то есть предоставляют конкретную информацию по конкретным видам задолженностей, хозяйственных операций, остатков товаров и ТМЦ, имуществе и так далее. Примером аналитического регистра может служить анализ по конкретному счету в разрезе субсчетов.

Бухгалтерские регистры, как аналитического, так и синтетического учета, могут составляться на бумажном носителе или в виде электронного документа. Различные программы, в которых большинство компаний ведут бухгалтерский учет, позволяют с легкостью решить проблему составления регистров: те или иные их виды можно сформировать и распечатать в любой момент, если бухгалтерия пристально следит за отражением в такой программе первичных документов.

Отчетные документы

Сформированные в должном порядке и в полном объеме регистры бухучета позволяют в конечном счете составлять бухгалтерскую отчетность компании. Напомним, что для представителей малого бизнеса она включает в себя две формы: бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Более крупные компании помимо этих форм сдают отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств и пояснительную записку к бухгалтерскому балансу .

Поскольку показатели в отчетности базируются на данных регистров аналитического и синтетического учета, а те в свою очередь основываются на записях, отраженных на основании первичных учетных документов, то можно с легкостью проследить цепочку передачи сведений в бухучете: от конкретных фактов хозяйственной деятельности, до формирования обобщенных данных о компании в целом. Подобный подход нацелен, в том числе, на решение одной из основных задач бухучета – задачи формирования полной и достоверной информации о деятельности компании и ее имущественном положении, необходимой для внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности.